Inteligencia artificial
para ahorrar tiempo en tu empresa

La inteligencia artificial puede ayudarte a reducir tareas repetitivas, encontrar información y analizar datos para tomar decisiones. Por ejemplo, puede leer un pedido recibido por correo, preparar sus datos en tu programa de gestión o resumir las ventas de la semana.

El primer paso es revisar qué trabajo se repite, cuánto tiempo consume y qué errores provoca. Enxamia estudia ese proceso contigo y plantea una solución que se pueda probar y medir. Empezar por una tarea concreta permite valorar su utilidad antes de ampliar la inversión.

No necesitas conocimientos de inteligencia artificial para empezar. Tú conoces tu negocio: qué tareas se atascan, qué información utilizáis y qué necesita tu equipo. Nosotros nos ocupamos de estudiar la solución, configurarla y explicar cómo usarla.

Sí necesitamos contar con una persona de tu empresa que conozca el proceso y pueda validar las pruebas. Si tenéis un proveedor informático o alguien que gestiona vuestros programas, coordinamos con él los accesos necesarios.

El precio depende de la tarea, los programas que haya que conectar, el estado de la información y el volumen de trabajo. Organizar documentos no requiere lo mismo que preparar pedidos en varios sistemas o analizar datos de distintas áreas.

Antes de decidir, concretamos el alcance y el presupuesto. La propuesta debe distinguir la puesta en marcha, el coste de las herramientas y el acompañamiento o mantenimiento que necesites. Así puedes comparar la inversión con el tiempo que esperas recuperar, sin contratar más de lo necesario.

El plazo se define después de revisar la tarea y comprobar los accesos a tus programas. Un proceso bien definido y con la información preparada es más sencillo de poner en marcha que uno con datos dispersos o muchas excepciones.

Organizamos el trabajo en pasos: revisar el proceso, preparar una primera versión, probarla con tu equipo y ajustar lo necesario. Antes de comenzar acordamos qué se entregará y cuándo. No hace falta transformar toda la empresa a la vez.

Buscamos aprovechar tus herramientas actuales: correo, hojas de cálculo, tienda online o programa de gestión. Antes de proponer una conexión, comprobamos qué permite cada programa y si se necesita la colaboración de su proveedor.

No todos los sistemas se pueden conectar de la misma forma. Si hay una limitación, te explicamos las opciones y su coste. Un ERP, por ejemplo, es el programa con el que muchas empresas gestionan pedidos, compras o existencias; la idea es evitar que tu equipo tenga que introducir los mismos datos varias veces.

Un agente de IA es un asistente digital preparado para realizar una tarea con unas instrucciones y unos permisos definidos. Puede consultar documentos, preparar una respuesta o pasar información entre programas, según lo que se haya configurado.

Hablamos de un enjambre porque varios asistentes pueden colaborar: uno lee el pedido, otro comprueba los datos y otro prepara el trabajo para su revisión. Cada uno tiene una función y tu equipo decide qué puede hacer. Esa colaboración es la idea que hay detrás del nombre Enxamia.

En una asesoría se puede organizar documentación por cliente; en un taller, preparar respuestas sobre el estado de una reparación; en un hotel, consultar disponibilidad y redactar propuestas; y en una empresa industrial o conservera, preparar pedidos y facilitar la consulta de manuales.

Estos son ejemplos de aplicación, no casos de clientes ni resultados garantizados. Para saber qué encaja en tu negocio revisamos la frecuencia de la tarea, las herramientas que usáis y los puntos en los que debe intervenir una persona.

Puede comparar información de ventas, gastos, pedidos o tiempos de trabajo para señalar cambios que conviene investigar. Por ejemplo, una caída de ventas en una categoría, un aumento de costes o retrasos que se repiten en una parte del proceso.

A partir de esos datos, la solución puede resumir lo que ocurre y sugerir acciones para valorar. Una coincidencia entre datos no demuestra por sí sola la causa de un problema: tu equipo revisa la información y decide qué cambios tienen sentido.

El ahorro depende del tiempo que lleva la tarea, cuántas veces se repite y cuánto trabajo de revisión sigue haciendo una persona. Comparamos el proceso antes y después, incluyendo el tiempo necesario para corregir errores o resolver dudas.

Las cifras de esta página son simulaciones por persona y mes: 200 pedidos que pasan de 15 a 5 minutos liberan unas 33 horas (67 %); 32 informes de 30 a 7,5 minutos, 12 horas (75 %); y 200 búsquedas de 15 a 3 minutos, 40 horas (80 %). No son resultados de clientes. Para valorar si compensa, también contamos la implantación, las herramientas y el mantenimiento.

La IA puede equivocarse. Por eso acordamos qué puede preparar por sí sola y qué necesita revisión: confirmar un pedido, enviar una respuesta o modificar un dato importante son acciones distintas. Una persona de tu equipo mantiene la responsabilidad sobre las decisiones que le corresponden.

También definimos cómo pausar el proceso y revisar lo ocurrido si aparece un problema. Detenerlo no deshace automáticamente las acciones ya realizadas; de ahí la importancia de probarlo y establecer controles antes de ponerlo en funcionamiento.

Antes de empezar, acordamos qué información necesita la solución, quién puede consultarla, dónde se procesa y qué proveedores intervienen. Un asistente que busca en un catálogo no tiene por qué acceder a la facturación ni a todos los documentos de la empresa.

Revisamos las condiciones de las herramientas elegidas y limitamos los accesos a lo necesario para cada tarea. El tratamiento de la información, su conservación y los permisos se concretan en cada proyecto. Te lo explicamos para que puedas decidir antes de conectar tus datos.

La puesta en marcha incluye explicar cómo utilizar la solución y cómo revisar su trabajo. Usamos las tareas del equipo como punto de partida, para que la formación sirva en el día a día y no se quede en una demostración.

El seguimiento, los ajustes y el mantenimiento se acuerdan en la propuesta. Si cambian tus programas, tus documentos o tu forma de trabajar, conviene revisar también la solución. El objetivo es que siga siendo útil y que el equipo sepa a quién acudir.

Enxamia es la marca de inteligencia artificial para empresas de Invbit, con sede en Santiago de Compostela. Ayudamos a empresas de Galicia a estudiar dónde aplicar la IA, automatizar tareas y poner en marcha soluciones adaptadas a su actividad.

Podemos empezar por una conversación sobre tu negocio, sin que tengas que elegir una herramienta de antemano. Cuéntanos qué quieres mejorar por teléfono, en el 881 998 674, o por correo, en info@invbit.com. Valoramos contigo la forma de trabajar según las necesidades del proyecto.